數位化人力資源管理

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數位化人力資源管理

全球使用電腦網路已超過四億人口，預計西元2002年將快速成長至十億人口。電腦網路的確改變了眾人的生活習慣，數位化帶來許多便利，也為企業主節省許多經營上的成本，帶動全球整體市場的競爭力。

人力資源管理數位化，是將繁瑣的紙上行政工作電腦化、網路化、e化。人力資源管理數位化的兩大主軸在於『人才招募』與『教育訓練』，其數位化的工具就是電腦和資訊系統。

為什麼人力資源管理需要數位化？以前（電腦化之前）人力資源管理者的工作，多半將60-70%的時間花費在繁瑣的行政作業流程上，鮮少時間用在服務員工與規劃策略方面。，人力資源管理數位化之後，HR部門則有更多時間規劃好的福利制度，漸漸成為企業經營的策略夥伴。

人力資源資訊系統的角色演化：

人力資源管理電腦網路化對一個企業來說，增加許多的優勢：對企業中的員工而言，能使工作更快速、更方便、更有效率，大幅降低出錯率，提升工作的服務品質，還可依層級不同，給予權限設定，提供了工作上的隱密性與安全性。對經理人而言，除了快速、準確之外，對於人事決策上則有詳實的資料支援。對於客戶而言，提供了全年無休的服務管道與更多接觸的機會。整體來說，人力資源管理電腦網路化的優勢在於『人事決策上的支援』、『與其他企業營運資料結合』、『資料整合帶來更低的營運成本』。

• 人力資源『資訊系統』所扮演的角色：

1. 促使企業降低管理成本、提升經營績效的需求。
2. 提供優質化的人力資源服務，做好內部與外部溝通的角色。
3. 提供知識管理的支援，讓每個員工都能獲得適合的訓練與知識。
4. 透過資訊系統的支援，輕而易舉衡量人力資源功能的成效。

• 人力資源資訊系統功能項目包含：

1. 人事行政。
2. 職務管理。
3. 人才招募。
4. 訓練發展。
5. 績效管理。
6. 薪酬管理。
7. 福利管理。
8. 前程規劃。
9. 人力規劃。
10. 員工關係。

• SAP系統架構（www.mysap.com）：

1. 組織及職務管理：組織結構維護、職級管理、職務規劃及支出預算。
2. 招募：職缺管理、職缺公告、求職追蹤、篩選-職務比對-面談、遴選-雇用。
3. 人事行政：員工行為處理、薪資管理、人事變更追蹤及記錄、資歷審查、勞工關係協商、退休員工管理。
4. 時間和休假管理：休假管理、工作時程及輪班規劃、休假累進記錄、時間記錄及評估。
5. 生涯管理：職務委派、員工資歷、技能比對、生涯規劃、承續規劃。
6. 教育與訓練：訓練需求分析、訓練管理、員工登記。
7. 薪資與福利：福利及津貼資格與登記、薪資計算、現任及退休薪資單/支票、薪資福利支出及扣繳、資遣福利及退休。

• PeopleSoft記統架構：

1. 人力資源管理模組：人力管理、全球工作派遣管理、薪酬管理、薪級規劃、彈性薪酬、整體薪酬、人力監控、勞工關係管理、員工健康及安全監控、報表管理、人力發展、人力招募、訓練管理/預算、職能管理、缺勤管理、職涯及續承計劃、職務管理。
2. 薪資模組：時間及勞務管理、薪資單介面、股票管理、退休金管理。
3. 福利模組：基本福利、福利管理、彈性支出及帳目管理。

• 電腦化之前，必須進行系統工作流程分析
  工作流程的好處：

1. 減少儲存文件成本。
2. 減少失誤。
3. 增加生產力。
4. 減少處理時間。
5. 可即時確認任何文件處理情形。
6. 文件可自動送達至負責處理的人。
7. 文件處理績效與相關統計可即時收集與管理。

• 人力資源管理電腦化成功的重要因素：

  1. 要有高階主管（組織成員）行動上的支持，少有干預。
  2. 系統雛形的設計要詳盡，委外設計時，需要求委外廠商提供成功案例，以作為參考與印證。
  3. 使用者的積極參與，並廣納意見作為設計的依據。
  4. 企業須有MIS部門的參與及強力配合，並且要與設計者經常交換意見，才能有效調和系統設計者與使用者的差異。
  5. 計劃執行期間，各階段工作必須嚴格控管。
  6. 資訊系統必須要有完備的使用手冊、訓練課程和維護系統（階段性系統維護，並更新或新增功能）。
  7. 企業內的政策與工作程序成配合系統的運作。
  詳細的規定系統使用者權限與維護資料的安全及隱密。
  

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